Ein digitales Mitarbeiterportal vernetzt Mitarbeiter und die jeweiligen Führungskräfte sinnvoll und effizient miteinander – ganz nach dem Motto „Mittendrin statt nur dabei“. Mitarbeiter und Leitung werden aktiv in verschiedene Bereiche mit eingebunden. Das sorgt für gute Stimmung, vereinfacht viele Schritte und sorgt für einen erheblich besseren Workflow in einem Unternehmen.

Was kann man mit einem Mitarbeiterportal überhaupt machen?

1.) Hey, ab in den Süden, der Sonne hinterher … der digitale Urlaubsantrag

speed boat on the beach of Coco Island, Seychelles

Urlaubsanträge können digital erfasst und sofort in einen Urlaubsplaner eingetragen werden. So können Überschneidungen rechtzeitig erkannt und vermieden werden. Sobald der Urlaub geplant ist, wissen Kollegen und Abteilungen Bescheid und können anhand der Daten z.B. optimalere Dienstpläne erstellen. Entspannter kann der Urlaub nicht beginnen.

2.) Mein Rücken bringt mich um! Eine digitale Krankmeldung ist schonend.

Side view of worker with backache while lifting box in the warehouse

Spätestens ab 01. Januar 2023 sollen Krankmeldungen elektronisch vom Arbeitgeber bei der Krankenkasse abgerufen werden. Warum nicht schon jetzt den Vorteil nutzen? Wie oft geht eine Krankmeldung auf dem Postweg verloren, oder sind die Daten fast nicht leserlich? Und ist es in einer Zeit, in der es "Online-Sprechstunden" gibt, noch vertretbar einen kranken Mitarbeiter zum nächsten Briefkasten zu schicken? Deshalb übermitteln viele Mitarbeiter ihre Krankmeldungen bereits vorab per "Handyfoto", das dann im Büro weiterverarbeitet werden kann. Im Mitarbeiterportal wird die Krankmeldung elektronisch z.B. durch den Vorgesetzten erfasst und hochgeladen. Durch diesen Prozess werden Lohnbuchhaltung und die Abteilung des Krankgemeldeten informiert. So können z.B. auch gleich Schicht- oder Dienstpläne entsprechend überarbeitet und angepasst werden.

3.) Ja wer kann denn jetzt arbeiten?! Dienstplan/Schichtplan

In der digitalen Version wird der „Planer“ beim Eintragen auf Überschneidungen aufmerksam gemacht. Urlaubsplanung und Krankmeldungen werden sofort angezeigt, so dass hier schnell reagiert werden kann. Das spart Zeit bei der Erstellung des Dienstplans.

4.) Ein Kommen und Gehen. Diese Zeiterfassung weiß, wann ich etwas tue.

Businessman standing and making his choice between times

Bei dem Thema „Zeiterfassung“, denken viele von uns immer noch an die gute alte Stempeluhr. Das hat sich jedoch schon lange überholt. Moderne Systeme nutzen RFID Chips oder andere Arten von Lösungen mit Respondern. Eine Zeiterfassung kann aber auch über das Mitarbeiterportal erfolgen. Diese digitale „Stempeluhr“ ermöglicht eine Zeiterfassung von jedem Ort – egal ob jemand im Büro oder im Home-Office sitzt. Über das Mitarbeiterportal eingeloggt, können die „Kommen“- und „Gehen“- Zeiten eingetragen werden. Die hinterlegten Zeiten bilden die Basis für die korrekte Verbuchung. Die Software kann so Überstunden ermitteln und eventuelle Zuschläge durch Spätschichten in die Abrechnungen mit einbeziehen.

5.) Mehr Wissen ist wichtig! Weiterbildung wird großgeschrieben.

Rear View of Young Office Workers in Casual Outfits Listening to a Top Manager Explaining Something Using Illustrations.

In Papierform verteilte Angebote, werden von den Mitarbeitern nicht ausreichend wahrgenommen. Durch diesen Umstand geht Mitarbeiterpotenzial verloren. Im Mitarbeiterportal können Sie jede Art von Weiterbildungsmaßnahmen zur Nutzung hinterlegen und verwalten. Webinare, Seminare oder Schulungen – die Mitarbeiter machen sich hier selbst ein Bild von den Angeboten und melden sich auf digitalem Weg bequem zur Wunschfortbildung an. Außerdem kann jeder Mitarbeiter einen Lernbedarf anmelden. Jemand benötigt z.B. eine Auffrischung Business-Englisch, um Kunden in Übersee optimal bedienen zu können. Lernbedarf ist keine Forderung, sondern zeigt wie sehr ein Mitarbeiter*in zum Unternehmenserfolg beitragen möchte.

6.) Ich war dann mal dort. Reisekosten-Abrechnung in einfach

Im Mitarbeiterportal können verschiedene Vorlagen für die Reiseerfassung definiert werden. So bekommen die Mitarbeiter nur die für sie notwendigen Eingabefelder angezeigt und können am Ende der Erfassung direkt ihre fertige Reisekostenabrechnung herunterladen.

7.) Auf ein Wort – Mitarbeitergespräche sind nicht nur heiße Luft

Business man with the text Whats your Score? in a concept image

Beurteilungsgespräche können terminiert und Befragungsbögen bereitgestellt werden. Die hinterlegten Gespräche und Beurteilungen sind, je nach Rechtevergabe, durch die entsprechenden Führungskräfte und Mitarbeiter*innen, auch zu einem späteren Zeitpunkt einsehbar. Besprochene Vereinbarungen sind auf Einhaltung und Umsetzung überprüfbar. Somit werden hier abgelegte Gespräche verbindlich.

8.) Unterweisungen – wichtige To-Dos nicht aus den Augen lassen

Sie fahren einen Firmenwagen. Ihr Chef muss natürlich wissen, ob Sie eine derzeit gültige Fahrerlaubnis haben. Oder ihr Beruf verlangt einen jährlichen Gesundheitscheck. Mithilfe von Unterweisungen verlieren beide Seiten wichtige Details nicht aus den Augen.

9.) Das schaffen wir! Zielvereinbarungen motivieren.

Legen Sie gemeinsam realistische Ziele fest. Wenn Sie oder ein gemeinsames Team das Ziel erreicht haben, erhalten Sie im Gegenzug einen Bonus. Zielvereinbarungen werden schriftlich hinterlegt und dokumentiert. Realistische Ziele und entsprechende Belohnungen motivieren und schaffen Anreize. Ein Beispiel: Im Januar definieren Sie und Ihr Team mit Ihrem Vorgesetzten ein Halbjahresumsatzziel von € 250.000. Wenn es erreicht wird, erhält jedes Team-Mitglied einen Bonus in Höhe von € 500.

10.) Übersichtlich und topaktuell präsentiert

Im Mitarbeiterportal kann die Personalabteilung die monatlichen Abrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und über eine angeschlossene digitale Personalakte noch weitaus mehr Dokumente zur Verfügung stellen. Ihr Mitarbeiter kann die gewünschten Unterlagen jederzeit sicher herunterladen und weiß, wo es sie im Notfall auch noch morgen gibt. Ihr Mitarbeiter ist umgezogen oder hat eine neue Bankverbindung? Mit einem Mitarbeiterportal können Stammdatenänderungen wie z.B. Adress- und Bankdaten oder Telefonnummern durch den Mitarbeiter selbstständig und zentral eingepflegt werden.

11.) Neue Mitarbeiter*innen gesucht. Recruiting in einfach.

Business man pointing the text Are You Making the Right Hiring Decisions?

Die Anzeigen sind geschaltet und erste Bewerbungen trudeln ein. Die eingehenden Bewerbungen werden sondiert und digitalisiert. Bereits hier können Stammdaten, die evtl. später relevant sein könnten, erfasst werden. Termine für Bewerbungsgespräche können direkt in den Kalender eingetragen werden. Eine Erfassung des Bewerbers und die Bewertung des Vorstellungsgesprächs, ermöglicht mehrere Bewerber zu vergleichen, zu sondieren und eine aussagekräftige Auswertung zu erhalten. Die digitale Abwicklung unterstützt und erleichtert das Auswahlverfahren.