Ist die digitale Personalakte in einer Zeit der Digitalisierung und des Home Office ein unverzichtbares Muss?
Diese Frage haben Sie sich sicher auch schon öfter gestellt. Nachfolgend möchten wir Ihnen aufzeigen, welche Vorteile sich daraus für Sie ergeben können.
Eine klassische Personalakte in Papierform durchläuft im Laufe ihres Daseins mehrere Stationen in Ihren Büroräumen. Die Akte eines aktiven Mitarbeiters steht zuerst im Aktenschrank des Personalbüros, nach Ausscheiden des Mitarbeiters muss sie hier ihren Platz für die Nachfolgerakte räumen, trotzdem muss sie weiterhin ihren Platz im Unternehmen haben und muss für bestimmte Zeit archiviert werden. Der Hauptkostenfaktor ist also nicht das Papier, der Ordner, der Aktenschrank, das Regal im Archiv ... nein ... der Kostenfaktor, um nicht zu sagen die Kostenfalle, ist bei stetig steigenden Mietpreisen und Nebenkosten, der benötigte Platz im Büro und im Archiv.
Ein weiterer Kostenfaktor sind suchende Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter sucht Tag für Tag nach Akten bzw. nach Unterlagen, die hoffentlich der Personalakte beigefügt wurden. Je nach Teamgröße kann die tägliche Suchzeit dramatisch ausfallen.
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Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen und schützt die Umwelt. Umweltbewusste Unternehmen gelten als modern und innovativ, was den Bewertungsfaktor Ihres Unternehmens steigert.
17 Prozent der befragten Konzerne wählen ihre Zulieferer nach CO2-Kriterien aus.
A.T. Kearney-Vize Daniel Mahler
Wie viele Mitarbeiter auf eine Akte Zugriff haben müssen, ist abhängig von den Informationen, die in der Akte verwaltet werden. Enthält Sie reine abrechnungsrelevante Daten, oder auch abteilungsübergreifende Informationen, die z. B. für die Personaleinsatzplanung (Dienstplanung) relevant sind.
Oft werden auch Auswertungen aus Evaluationsgesprächen, Fortbildungsnachweise, Unterweisungen etc. in unterschiedlichen Ordnern abgelegt. Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters müssen dann die Unterlagen aus verschiedenen Ordnern in einen Archivordner zusammen geführt werden. Bei der digitalen Akte kann dies mit wenigen Klicks erledigt werden.
Datenschutz und Datensicherheit sind essentielle Grundvoraussetzung von Akten. Personalakten im besonderen verlangen eine diffizile Handhabung. Die Zugriffe auf die einzelnen Bereiche innerhalb einer digitalen Personalakte können durch gezielte Rechtevergaben gesteuert werden, während analoge Akten leichter durch unbefugte Hände gehen können.
Digitale Personalakten können revisionssicher archiviert werden. Dabei steht der Schutz des Master Dokuments vor Veränderung und Verfälschung im Fokus.
Wichtige Merkmale für Revisionssicherheit:
Eine digitale Akte ist im besten Fall standortunabhängig erreichbar. Moderne Systeme bieten Addon Lösungen in Form externer Clienst an. Sie kann somit auch aus dem Home Office bedient und eingesehen werden. Gegenüber einer analgogen Akte, können mehrere Mitarbeitern gleichzeitig Akten einsehen und nutzen. Eine Rechtevergabe sorgt für den notwendigen Datenschutz. Diese Form der Innovation durch Digitalisierung in Verbindung mit Umweltschutz spricht immer mehr Unternehmen und zukünftige Mitarbeiter an. Somit ist eine digitale Akte einer analogen Akte klar im Vorteil.
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