Die E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung und warum ein PDF nicht mehr ausreicht 

Eine E-Rechnung ist mehr als ein optisches Belegbild. Es handelt sich um einen strukturierten, elektronischen Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann – etwa in ERP- oder Buchhaltungssystemen. Sie ersetzt die manuelle Eingabe, reduziert Fehler und beschleunigt Prozesse.

Die digitale Transformation schreitet voran – und mit ihr verändern sich auch die Anforderungen an den Rechnungsaustausch. Was früher als digital galt – ein PDF per E-Mail – genügt heute nicht mehr den rechtlichen Anforderungen.

Die E-Rechnung ist also nicht nur eine neue Vorschrift – sie ist ein Schritt in Richtung Zukunft. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die E-Rechnung funktioniert, was gesetzlich auf Ihr Unternehmen zukommt und wie Sie mit Sage 100 die Umstellung einfach umsetzen.

Warum ist die E-Rechnung Pflicht? 

Die Einführung der E-Rechnung ist kein Zufall, sondern Teil eines größeren Plans: Die digitale Dekade der EU strebt bis 2030 umfassende Digitalisierung in Verwaltung und Wirtschaft an. Das Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the Digital Age) setzt auf moderne, elektronische Verfahren zur Umsatzsteuererhebung und -kontrolle.

Ziele der EU & Bundesregierung:

• Steuerbetrug reduzieren

• Unternehmen entlasten

• Bürokratie abbauen

• Nachhaltigkeit fördern

Fazit:

Wer heute auf E-Rechnung umstellt, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen – sondern verschafft sich auch einen Wettbewerbsvorteil.

Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick

Der Umstieg auf die E-Rechnung lohnt sich in mehrfacher Hinsicht:

• Kostensenkung: Keine Druck- oder Versandkosten mehr

• Schnelligkeit: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit

• Sicherheit: GoBD-konforme Archivierung schützt vor Beanstandung

• Nachhaltigkeit: Papierverbrauch und CO₂-Emissionen sinken

Gesetzliche Grundlagen: Was Sie wissen sollten

Der Umstieg auf die E-Rechnung lohnt sich in mehrfacher Hinsicht:

• ERechG – Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung

• ERechV – Verordnung zur E-Rechnung

• Wachstumschancengeset – konkretisiert die Einführung

• EN 16931 – definiert die zulässigen technischen Standards

Die Einführung ist also gesetzlich verankert – und keine Option, sondern Verpflichtung

Die verschiedenen Formate der E-Rechnung 

Nicht jede elektronische Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Entscheidend ist die Struktur des Formats:

Tipp:

Nutzen Sie Tools wie quba-viewer.org, um XML-Rechnungen zu validieren oder anzeigen zu lassen.

Fristen und Übergangsregelungen

Die drei Phasen der Einführung:

1. Januar 2025:

Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen können – das PDF verliert seinen Vorrang.

1. Januar 2027:

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden.

1. Januar 2028:

Die Pflicht gilt für alle Unternehmen – unabhängig von Größe oder Umsatz. Papier- oder PDF-Rechnungen sind dann nur noch in Ausnahmefällen erlaubt.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht? 

Die neue Regelung der E-Rechnungspflicht gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, wenn sie Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen oder empfangen.

Nicht betroffen (vorerst):

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C)

• Rechnungen unter 250 €

• Fahrausweise & bestimmte Ausnahmen laut UStDV

Tipp:

Auch wenn Sie aktuell noch nicht betroffen sind, ist ein frühzeitiger Einstieg sinnvoll – z. B. zur Schulung Ihrer Buchhaltung oder zur Testphase mit Ihrem ERP-System.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Die Folgen reichen von technischen Schwierigkeiten bis hin zu rechtlichen Konsequenzen:

• Unzustellbare oder nicht lesbare Rechnungen

• Verzögerte Zahlungen oder Zahlungsausfall

• Risiko bei Betriebsprüfungen

• Verstöße gegen Archivierungspflichten

• Imageverlust („Wir akzeptieren nur noch E-Rechnungen…“)
  

Unsere Empfehlung:

Jetzt mit der Umsetzung starten.

Sage 100: E-Rechnung einfach integriert

Ab Version 9.0.8 ist die E-Rechnungsfunktion vollständig in Sage 100 integriert. Die Software unterstützt Sie bei der Erstellung, dem Versand, dem Empfang und der Archivierung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

Ihre Vorteile mit Sage 100:

• Automatisierte Formatumwandlung & Validierung

• Vorschau und Versand per Knopfdruck

• Anbindung an DATEV & GoBD-konforme Archivierung

• Einsparung von Druck-, Porto- und Papierkosten

• Schnellere Durchlaufzeiten & weniger Fehler

Umsetzung in der Praxis mit Sage 100 

Ab der Version 9.0.8 von Sage 100 lässt sich die E-Rechnung vollständig integrieren – sowohl beim Versand, als auch beim Empfang und der Archivierung.

Vorteile:

• Automatische Konvertierung in XRechnung oder ZUGFeRD

• Validierung & Vorschau vor dem Versand

• Nahtlose Anbindung an DATEV

• GoBD-konforme Archivierung

Gemeinsam erfolgreich – mit CRM Solutions GmbH

Wir von der CRM Solutions GmbH sind Ihr kompetenter Partner für Ihre Umstellung auf die E-Rechnung mit Sage 100. Mit Erfahrung und Branchenkenntnis unterstützen wir Sie dabei, Sage 100 optimal an Ihre Prozesse und Vertriebsprojekte anzupassen – für mehr Effizienz, Transparenz und Erfolg in der täglichen Arbeit.

Neugierig geworden? Jetzt unverbindlich beraten lassen!

Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und informieren Sie sich über Ihre Umstellung auf das E-Rechnungsformat.