E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet voran, und mit der Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen ab 2025 stehen viele Betriebe vor einer wichtigen Veränderung. Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? Welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden, und welche Übergangsregelungen gibt es? In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die E-Rechnungspflicht und erfahren, wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können.

1. Was ist die E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und darf nicht einfach ein gescanntes Dokument oder eine PDF-Datei sein. Standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung spielen dabei eine zentrale Rolle.

2. Für welche Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind und B2B-Umsätze erzielen, E-Rechnungen ausstellen. Dies betrifft:

• Alle inländischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe

• Dienstleister und Handelsunternehmen mit B2B-Geschäftsmodellen

• Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland stellen

Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht zur Ausstellung, jedoch zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gelten Sonderregelungen.

3. Gesetzliche Grundlagen und UStG-Änderungen

Die Verpflichtung zur E-Rechnung ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Wichtige Neuerungen umfassen:

• § 14 UStG: Definition der E-Rechnung und Anforderungen an ihre Erstellung

• Einführung von standardisierten Rechnungsformaten wie ZUGFeRD und XRechnung

• Verpflichtung zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen

Diese Änderungen zielen darauf ab, die Transparenz und Effizienz im Rechnungswesen zu verbessern sowie Steuerhinterziehung zu minimieren.

4. Übergangsfristen für die Einführung der E-Rechnung

Um Unternehmen genügend Zeit für die Umstellung zu geben, gelten folgende Übergangsfristen:

• Bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt, andere elektronische Formate (z. B. PDF) sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

• Bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen noch Papierrechnungen oder nicht-strukturierte elektronische Rechnungen nutzen.

• Ab 01.01.2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt für alle B2B-Unternehmen in Deutschland.

5. Umsetzung der E-Rechnung in der Praxis

Unternehmen sollten frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Hier sind einige zentrale Schritte:

• Prüfung der bestehenden Rechnungsprozesse: Analysieren Sie, wie Rechnungen derzeit ausgestellt und verarbeitet werden.

• Auswahl eines passenden E-Rechnungs-Formats: Entscheiden Sie sich für ZUGFeRD oder XRechnung.

• Anpassung der Buchhaltungssoftware: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann.

• Schulung der Mitarbeiter: Machen Sie Ihr Team mit den neuen Anforderungen und Prozessen vertraut.

• Revisionssichere Archivierung: Implementieren Sie eine Lösung, die den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht.

6. Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern auch zahlreiche Vorteile:

• Kosteneinsparungen: Weniger Papier- und Portokosten sowie reduzierte Bearbeitungszeiten

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und minimiert Fehler

• Nachhaltigkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs und umweltfreundlichere Prozesse

• Schnellere Zahlungseingänge: Durch standardisierte Formate und schnellere Verarbeitung