Elektronische Rechnung wird Pflicht - E-Rechnung mit der Sage 100

Nach umfangreichen Diskussionen und einem langwierigen Prozess hat der Bundesrat am 22.03.2024 das Wachstumschancengesetz final verabschiedet. Es steht nun fest: Die E-Rechnung wird zur Pflicht und ist mit der Sage 100 umsetzbar. Diese Entscheidung beinhaltet auch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Markt, die in mehreren Schritten umgesetzt wird.

Die wichtigsten Eckpunkte der Sage 100 E-Rechnung sind:

• Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.
• Es gibt Ausnahmen für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV sowie für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ebenfalls nicht betroffen.
• Von Januar 2025 bis Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in nicht konformen Formaten ausgetauscht werden.
• Die Priorität der Papierrechnung entfällt. Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Während der Übergangsfrist muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungsverpflichtung bei anderen elektronischen Formaten (z.B. PDF-Dokumente) explizit zustimmen.
• Von Januar 2027 bis Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro pro Jahr.
• Für den Rechnungsaustausch im EDI-Format, der nicht den Vorgaben entspricht, besteht eine zulässige Übergangsfrist bis Dezember 2027.

Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?

X-Rechnung – im Standard der Sage 100 vorhanden:

Die X-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das von der "Koordinierungsstelle für IT-Standards" (KoSIT) entwickelt und bereitgestellt wird. Diese Rechnung ermöglicht eine direkte elektronische Weiterverarbeitung, indem nur die relevanten Daten ausgetauscht werden. Die X-Rechnung findet bereits im öffentlichen Auftragswesen Anwendung.

ZUGFeRD 2.0 – im Standard der Sage 100 vorhanden:

Dieses Format ist ein Hybridformat, das die Rechnungsformate XML und PDF vereint. In der PDF-Datei (PDF A/3), die visuell wie eine Rechnung aussieht, ist eine XML eingebettet, die den strukturierten Datensatz mit allen relevanten Rechnungsinformationen enthält. Der Vorteil dieses Formats besteht darin, dass der Austausch ohne vorherige Absprache mit dem Empfänger möglich ist.

Die Sage 100 ermöglicht bereits seit 2020 das Erstellen von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und X-Rechnungsformat. Das Einlesen von E-Rechnungen für die Sage 100 ist auch mit dem Modul Sage 100 E-Invoice problemlos möglich.