Digitale Entgeltunterlagen werden Pflicht: Was Unternehmen bis 2027 wissen und jetzt tun müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Personalunterlagen in Deutschland verpflichtend digital und revisionssicher geführt werden. Was auf den ersten Blick wie eine reine Digitalisierungsaufgabe wirkt, ist in Wahrheit eine tiefgreifende gesetzliche Anforderung, mit direkten Konsequenzen für HR-Prozesse, Systemlandschaften und die Prüfungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Rechtliche Grundlage: Die Pflicht ergibt sich aus § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Die gesetzliche Grundlage wurde mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des SGB IV (12.06.2020) geschaffen und durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, 23.10.2024) bestätigt. Die technischen Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit ergeben sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV.

Was sich konkret ändert – und warum gerade jetzt

Die elektronische Führungspflicht für Entgeltunterlagen besteht im Grundsatz bereits seit dem 1. Januar 2022. Bis Ende 2026 können sich Arbeitgeber jedoch noch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (§ 28p SGB IV) von dieser Pflicht befreien lassen – auf Grundlage von § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV.

Diese Befreiungsmöglichkeit entfällt zum 31. Dezember 2026 ersatzlos. Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Wer bestimmte Entgeltunterlagen nicht elektronisch, maschinell auswertbar und revisionssicher vorhält, kann im Rahmen einer Betriebsprüfung auf erhebliche Schwierigkeiten stoßen und gilt unter Umständen als nicht prüfungsfähig.

01.01.2027

Stichtag für alle Arbeitgeber in Deutschland

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Welche Unterlagen sind betroffen?

§ 8 Abs. 2 BVV benennt die ergänzenden Entgeltunterlagen, die dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellen und in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Dazu zählen insbesondere:

✅ Entgeltunterlagen und Lohnabrechnungen
✅ Sozialversicherungsnachweise
✅ Krankenversicherungsbescheinigungen
✅ Nachweise zur Staatsangehörigkeit (bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des EWR)

Diese Dokumente müssen künftig vollständig digital, strukturiert und jederzeit im Rahmen einer Betriebsprüfung abrufbar und maschinell auswertbar vorliegen.

Die vier zentralen Anforderungen

Revisionssicherheit

• Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden

• Jede Änderung wird versioniert und gespeichert

• Zugriffe und Aktionen werden protokolliert (inkl. Zeitstempel und Benutzerzuordnung)

• Originalzustand muss jederzeit rekonstruierbar sein

Maschinelle Auswertbarkeit

• Unterlagen müssen für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der DRV bereitgestellt werden können

• Eine einfache PDF-Ablage im Dateiordner genügt nicht

• Systeme müssen DMS-fähig und prüfkonform sein

„Sprechende Akte"

• Dokumente sind klar strukturiert und logisch abgelegt

• Inhalte sind so benannt, dass sie sofort verständlich sind

• Schnell auffindbar – auch für externe Prüfer

Datenschutz (DSGVO)

• Zugriff nur für berechtigte Personen

• Schutz vor Manipulation und Datenverlust

• Einhaltung der DSGVO-Anforderungen an personenbezogene Daten

Was „sprechende Akte" in der Praxis bedeutet

Neben der revisionssicheren Archivierung spielt die sogenannte „sprechende Personalakte" eine entscheidende Rolle. Das Konzept zielt darauf ab, dass Dokumente nicht nur digital vorliegen, sondern auch ohne Vorwissen verständlich und auffindbar sind, insbesondere für Prüfer der Deutschen Rentenversicherung.

Beispiel: Dateibezeichnung

❌ Nicht ausreichend: Scan_123.pdf
✅ Besser: Arbeitsvertrag_Max_Mustermann_2024.pdf

Eine strukturierte, sprechende Ablage reduziert nicht nur den Suchaufwand im HR-Alltag, sondern ist bei Betriebsprüfungen ein entscheidender Faktor für Rechtssicherheit und Effizienz.

Warum eine einfache Dateiablage nicht ausreicht

Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken oder scannen Dokumente lediglich als PDF ein. Diese Praxis erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 nicht. Der Gesetzgeber fordert ausdrücklich:

• Elektronisch und maschinell auswertbar – nicht nur digital gespeichert

• Nachvollziehbare Versionierung – keine stummen Überschreibungen

• Zugriffsprotokolle – wer hat wann was eingesehen oder geändert

• Langfristige Archivierung – unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Warum die gesetzliche Pflicht eingeführt wird

Die Digitalisierungspflicht verfolgt klare und konkrete Ziele, die sowohl Arbeitgebern als auch Prüfbehörden zugutekommen. Im Fokus steht insbesondere die Vereinfachung und Beschleunigung von Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung. Durch die digitale Verfügbarkeit und strukturierte Aufbereitung von Daten können Prüfprozesse effizienter und transparenter durchgeführt werden.

Gleichzeitig führt die Umstellung zu einer deutlichen Reduzierung des Papieraufwands und ermöglicht optimierte HR-Prozesse. Unternehmen profitieren zudem von einer schnelleren Auskunftsfähigkeit gegenüber Behörden und Prüfern, da relevante Informationen jederzeit strukturiert abrufbar sind.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die erhöhte Transparenz und Rechtssicherheit für alle Beteiligten. Klare Dokumentations- und Nachweispflichten minimieren Risiken.

Was Unternehmen jetzt konkret tun müssen

Der Handlungsbedarf ist größer als viele vermuten. Wer heute noch mit Papierakten oder halbdigitalen Prozessen arbeitet, muss mehrere Schritte gleichzeitig angehen:

1. Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen noch in Papierform vor?

2. Papierakten digitalisieren und revisionssicher in ein geeignetes System überführen

3. HR-Prozesse neu definieren – Eingang, Ablage und Archivierung müssen digital gedacht werden

4. Ein rechtssicheres DMS-System implementieren, das die Anforderungen nach § 8 BVV und § 9a BVV erfüllt

5. Datenschutzkonforme Zugriffsrechte einrichten (DSGVO)

Die Lösung: Digitale Personalakte mit System

Mit einer modernen Softwarelösung wie der Sage HR Suite oder DocuWare schaffen Unternehmen die technische und rechtliche Grundlage, um die Anforderungen ab 2027 zu erfüllen. Eine digitale Personalakte ist dabei weit mehr als ein Ablageort:

✅ Revisionssichere Archivierung mit automatischer Versionierung und Protokollierung
✅ Maschinell auswertbare Strukturen für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
✅ Strukturierte, sprechende Ablage für schnelle Auskunftsfähigkeit
✅ Datenschutzkonforme Zugriffsverwaltung nach DSGVO
✅ Effiziente HR-Prozesse durch zentrale, medienbruchfreie Datenverwaltung

Wer frühzeitig auf eine geeignete Lösung setzt, vermeidet nicht nur den Stress kurz vor dem Stichtag, sondern profitiert bereits jetzt von effizienteren Abläufen und mehr Rechtssicherheit im HR-Alltag.

Fazit: Jetzt handeln, nicht erst 2027

Die gesetzliche Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen ist beschlossen und durch das BEG IV bestätigt. Der Stichtag 1. Januar 2027 ist nicht mehr weit und die Umsetzung erfordert Zeit: für die Auswahl des Systems, die Digitalisierung bestehender Unterlagen, die Prozessanpassung und die Schulung der Mitarbeitenden.

Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich einen ruhigen Übergang, vermeiden Compliance-Risiken bei Betriebsprüfungen und schaffen die Basis für eine zukunftsfähige HR-Digitalisierung.

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